konsequentes Mahnen
Konsequentes Mahnen als Muss Ihres Unternehmensalltags
Warum es Sinn macht, erst Bilendo zu nutzen und später einen Inkasso-Dienstleister einzuschalten
Auch wenn es lästig und zeitaufwendig ist, ein gut organisiertes Mahnwesen ist ein unverzichtbarer Bestandteil Ihrer Buchhaltung. Denn offene Rechnungen verursachen Kosten, Geld, das Ihnen zusteht und in Ihrer Unternehmenskasse fehlt. Ein gleichgültiger Umgang mit Kunden im Verzug gefährdet leicht Ihre Liquidität. Zudem schadet es Ihrem Ansehen als souveräner Geschäftspartner. Mahnwesen outsourcen oder selbst stemmen? Den ungeliebten Teil Ihrer Buchhaltung – das Forderungsmanagement – an einen Profi abzugeben, ist in vielerlei Hinsicht die bequemere Vorgehensweise, wenn Sie nach der Fälligkeit auf den Eingang offener Zahlungen nicht warten können oder möchten. Dafür sind Inkassounternehmen (IKU) da, dort sitzen die Experten, die sich mit den kaufmännischen und juristischen Schachzügen auskennen. Und trotzdem sprechen einige Gründe dafür, das Mahnwesen zunächst nicht aus der Hand zu geben, sondern vorgelagert einen Service zum Forderungsmanagement zu nutzen.
3 Gründe für ein eigenes Mahnwesen
1. Professionelles Auftreten bis zuletzt
Der Service, den Sie anbieten, endet nicht mit der Rechnungsstellung. Zu einem kompetenten und souveränen Auftreten gehört auch die Kompetenz, sich vom Kunden nicht hinhalten zu lassen. Den Mahnprozess nicht auszulagern, sondern selbst abgeklärt durchzuziehen, ist ein nicht unerheblicher Baustein Ihrer Wirkung nach außen. Unser Service lässt sich ohne großen Aufwand und ohne große Mitarbeiterschulung in jede bestehende Softwarelandschaft integrieren und tritt dabei nicht in Erscheinung. Bilendo erfüllt lückenlos und unauffällig alle Anforderungen Ihrer Debitorenbuchhaltung, sodass Sie wichtige Mitarbeiterressourcen besser einsetzen können. Im Bedarfsfall ist mit wenigen Klicks der Stand Ihr offenen Posten einsehbar. So geht Ihnen keine offene Rechnung mehr durch die Lappen.
2. Kundenorientierung großgeschrieben
Kundenorientierung steht sicherlich auch in Ihrem Unternehmen im Fokus und sollte nicht bei der Rechnungsstellung enden.
- Dem Kunden Zeit geben
Nicht alle Kunden, die mit ihren Rechnungen im Verzug sind, kommen vorsätzlich in diese Situation. Es ist wichtig, diesem Kundenkreis die Chance einzuräumen, das Versäumnis nachzuholen und ihm nicht sofort mit einem externen Dienstleister und möglichen juristischen Konsequenzen auf die Pelle zu rücken.
- Ein Dritter im Bunde
Durch das Einschalten eines IKUs tritt ein Dritter in die Geschäftsbeziehung, die Sie mit Ihrem Kunden unterhalten. Die gute, vielleicht mühsam über Jahre aufgebaute Beziehung könnte empfindlich gestört werden. Bei Neukunden könnten Folgeaufträge ausbleiben. Zur Pflege des Kundenstammes gehört auch, Probleme erst einmal „unter sich“ auszumachen. Hinzu kommt ein möglicher Image-Schaden Ihres Kunden, denn IKUs dürfen Daten weitergeben. Diese Datenweitergabe ist gängige und nützliche Praxis, um Investitionsrisiken zu minimieren. Andererseits bringt sie aber unter Umständen (womöglich ungerechtfertigt) die Kreditwürdigkeit Ihres Kunden in Gefahr.
- Nachsicht ja, aber mit Strenge
Führen Sie den Mahnprozess selbst durch, hat das nicht zwangsläufig Samthandschuhe zur Folge, die zahlungsunwillige Kunden ausnutzen können. Mit Bilendo lässt sich ein stringentes Mahnwesen als elementarer Bestandteil Ihrer Buchhaltung etablieren, und zwar dem Kundenverhältnis angepasst. Denn die einzelnen Mahnläufe sind – anders als bei einem IKU – ohne Weiteres individualisierbar. Nicht nur die Anrede, auch die Abstände, in denen Sie mahnen, können standardisiert oder einzeln eingerichtet ablaufen. Wichtig ist nur, zeitnah und engmaschig zu mahnen, nicht zuletzt, um zu vermeiden, dass Ihre Forderungen zu lange liegen bleiben. Konsequentes Mahnen erhöht die Wahrscheinlichkeit, eine Forderung schlussendlich (und vielleicht sogar zwangsweise) einzutreiben.
3. Unnötige Kosten vermeiden
Ein IKU arbeitet selbstverständlich nicht ehrenamtlich. Die anfallenden Inkassokosten werden auf den Schuldner umgelegt – ein Punkt mehr, der Ihr Kundenverhältnis belastet und vermeidbar ist. Bilendo können Sie dagegen kostengünstig in einem monatlichen Service-Paket nutzen und so den Großteil der Forderungen ohne Gebühren eines IKUs einholen.
3 Gründe für den Einsatz eines Inkassounternehmens (IKU)