Wie Sie Kosten im Mahnwesen nachhaltig senken

Kein Unternehmen kommt ohne ein Mahnwesen aus, doch der hier verursachte Aufwand ist häufig immens. Ausweichen können Sie diesem aber kaum, weil Sie auf die Eintreibung der Forderungen im Hinblick auf Ihre Liquiditätssituation angewiesen sind. Wenn Sie die Kosten im Mahnwesen senken und Ihre Mitarbeiter entlasten möchten, eröffnet moderne Automatisierung neue Perspektiven. Denn gerade die Klärung offener Rechnungen bietet für deren Einsatz viel Potenzial.

Diese Prozessschritte verursachen im Mahnwesen den größten Aufwand

Auch wenn jedes Mahnwesen in den Unternehmen etwas anders aufgebaut ist, sind es doch immer wieder die gleichen Prozesse, die den Löwenanteil der Kosten verursachen.

Dispute Management zur Klärung offener Posten

Gerade die Klärung offener Posten ist häufig mit extremem Aufwand verbunden. Es fallen zum Beispiel viele manuelle Arbeitsschritte an, die entsprechend Zeit kosten. Bei Unstimmigkeiten mit den Geschäftspartnern ist eine interne Abklärung im Unternehmen notwendig. Die Zusammenstellung aller dafür notwendigen Informationen findet im Rahmen des sogenannten Dispute Managements oder Klärungsmanagements statt.

Um der Ursache für Zahlungsstörungen auf den Grund gehen zu können, ist die Einbeziehung mehrerer Abteilungen im Unternehmen erforderlich. Das treibt den Aufwand nach oben. Häufig kommen Medienbrüche in der Kommunikation hinzu und die verschiedenen beteiligten Mitarbeiter müssen sich aufwändig untereinander abstimmen.

Außergerichtliches Mahnverfahren

Versäumt Ihr Kunde es, eine Rechnung mit genauem Zahlungstermin innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist zu begleichen, gerät er in Zahlungsverzug.

Hinweis: Der Zahlungsverzug nach 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung gilt lediglich bei Verbrauchern. Im B2B Geschäft kommt der Kunde unmittelbar ohne weitere Handlung nach Fälligkeit in Verzug.

Wenn Sie sich jetzt für ein außergerichtliches Mahnverfahren entscheiden, fällt immenser Aufwand an. Sie müssen zum Beispiel im Kernsystem wie SAP eine Mahnvorschlagliste erstellen und diese bereinigen, da vermutlich nicht alle Kunden eine Mahnung erhalten sollen.

Mit dem Management müssen Sie dann eine Freigabe der erstellten Mahnvorschlagliste erreichen und danach die Mahnungen nach dem Versandkanal trennen. Erst dann können Sie endlich die ersten Mahnungen per Post verschicken und müssen hierfür zumeist individuellen Text verfassen. 

Gerichtliches Mahnverfahren

Gelangen Sie mit dem außergerichtlichen Mahnverfahren nicht zum Erfolg, kommt weiterer Aufwand auf Sie zu. Als Nächstes steht das gerichtliche Mahnverfahren an, das seine eigenen vielfältigen Aufgaben mit sich bringt.

Sie müssen einen Antrag auf einen Mahnbescheid stellen und dann abwarten, bis dieser dem Debitor zugegangen ist. Es ist möglich, dass dieser dem Mahnbescheid widerspricht und sich gegen die Zahlungsaufforderung wehrt. In diesem Fall müssen Sie, wenn Sie Ihre Forderung weiter beitreiben möchten, gegen den Schuldner klagen.

Welche Automatisierungen sind im Mahnwesen sinnvoll?

Aus dem oben beschriebenen Aufwand ist schnell ersichtlich, wie wichtig das Ausschalten manueller Prozesse im Mahnwesen heute ist. Eine effiziente Gestaltung des Ablaufs ist kaum denkbar, wenn hier keine Automatisierungen zum Einsatz kommen. Damit steht auch Ihr Unternehmen vor der Aufgabe, den Einsatz einer entsprechenden Technologie zu prüfen.

Gerade aus Sicht der Debitorenbuchhalter sind Automatisierungen begrüßenswert. Diese müssen immer wieder Zeit einplanen, um die verschiedenen Mahnungen ausdrucken und für die Freigabe vorbereiten zu können. Da sie es in der Regel mit vielen Mahnungen zu tun haben, geschieht das im Ganzen zum Beispiel alle zwei Wochen. Dadurch lässt es sich nicht vermeiden, dass einige Forderungen bereits längere Zeit auf die Klärung warten.

Bei einer Automatisierung hingegen können Sie den Mahnprozess sofort einleiten, sobald der Zahlungsverzug eintritt. Das bedeutet, dass diese Fälle auch zu einer schnelleren Klärung finden können und Sie schneller das Geld erhalten. Das ist wichtig im Sinne der Entspannung Ihrer Liquiditätssituation.

Eine gute Mahnwesen Software ist nicht nur bei Standard-Fällen hilfreich

Es wäre ein Fehler, alle Automatisierungen als gleichwertig anzusehen. Ein automatischer Prozess ist nicht alleine dadurch gut, dass er automatisch abläuft. Denn viele Systeme bringen nicht die Flexibilität mit, die gerade im Mahnwesen gefragt ist.

Manchmal ist zum Beispiel das Versenden einer Mahnung gewünscht, obwohl für einen Kunden ein Mahnstopp gesetzt ist. Oder Sie haben es mit einer bestimmten Belegart zu tun, die eine abweichende Herangehensweise erforderlich macht. Nicht alle automatisierten Systeme können damit umgehen.

In diesen Fällen trennt sich die Spreu vom Weizen. Eine leistungsfähige Automatisierungslösung kümmert sich um Ihre Standard-Fälle, bietet aber gleichzeitig Raum für individuelle Anpassungen. In diesem Zusammenhang ist auch von einer Workflow-basierten Automation die Rede. 

Automatisiertes Mahnwesen - alles läuft auf einer gemeinsamen Plattform zusammen

Automatisierung im Mahnwesen bedeutet auch immer Vereinheitlichung. Und gerade darin ist in vielen Fällen ein entscheidender Vorteil zu sehen. Bei der internen Abklärung von Mahnungen, die noch nicht die Reife für eine Freigabe erlangt haben, kommen zum Beispiel im Rahmen manueller Prozesse viele verschiedene Kommunikationsmedien zum Einsatz. Wichtige Informationen geben die Mitarbeiter per Telefon, per E-Mail oder gar handgeschrieben auf einem Zettel weiter.

Das hat zur Folge, dass sich die Beteiligten fast nie auf dem gleichen Wissensstand befinden. Hier ist es vorteilhaft, wenn alle mit einem System arbeiten und sämtliche Mitarbeiter Zugang zur gesamten Historie des Vorgangs, allen dazu getroffenen Absprachen und Dokumenten haben. Genau das zeichnet eine gute Automatisierungslösung aus.